受付カウンターの製作を協力会社にお願いしたところ、見積書・追加見積・仕様書・レイアウト図が、4回に分けてメールで届きました。社内の決裁に回すには1本のPDFにまとまっていてほしい。図面は横向きのまま。そして最後のページには社印を入れてほしいと言われました。この日の作業を、画面のまま書いておきます。
届いたのはメール4通・全部で5ページ
内訳はこうでした。
- 8月24日：見積書（1ページ）
- 8月26日：追加見積（1ページ）
- 同日：受付カウンターの仕様書（2ページ）
- 同日：設置レイアウト図（1ページ・横向き）
それぞれ別のメールに添付されていて、ファイル名の付け方もばらばらです。これを順番に並べて1本にして、社印を入れて先方へ返す。以前なら有料のPDFソフトが入っている総務の端末まで行っていた作業ですが、いまは自席のブラウザで済ませています。
① 4つのPDFをまとめて放り込む
HANEPDF を開いて、ダウンロードフォルダから4つのファイルをまとめて選びます。複数のファイルを選ぶと、その時点で1つに結合された状態で並びます。「結合ボタンを押す」という手順はありません。
並び順は、サムネイルをドラッグすれば入れ替わります。今回は「見積書 → 追加見積 → 仕様書 → 図面」の順にしたかったので、読み込まれた順のままで問題ありませんでした。順番が違っていたときは、動かしたいページをつまんで置きたい場所へ落とすだけです。
② 横向きの図面だけを起こす
5ページ目のレイアウト図は横向きで作られていました。このまま結合すると、印刷したときに1枚だけ寝てしまいます。
5ページ目を選んでから、上の「ページ操作」の右回転を押します。選んだページだけが回ります。全ページを選んでいなければ、ほかのページは動きません。
③ 社印を入れる
まず角印の画像をつくる
紙に押した印鑑をスキャンした画像は手元にありません。HANEHanko で作ります。「角印（社印）」を選んで、社名を入れるだけです。
できあがったら「PNGで保存」か「画像をコピー」。今回はそのままPDFに貼るので、コピーで十分でした。よく使う社印は「名前をつけて保存」しておくと、次回はプルダウンから呼び出せます（この端末のブラウザにだけ残る設定です）。
PDFのページに置く
HANEPDFに戻り、社印を入れたいページのサムネイルにある ✎ を押すと、ページの編集画面が開きます。ここで「＋ 画像」を選ぶか、Ctrl+V でクリップボードの画像をそのまま貼れます。
④ 保存して返信する
あとは「PDFで保存」を押すだけで、5ページ1本のPDFがダウンロードされます。ファイル名は保存時に付けられるので、見積書一式_ABCサンプル商事_20260826.pdf のように直してから送りました。
容量が引っかかるとき
今回は文字だけの書類なので数百KBで収まりましたが、写真やスキャンが混ざると数十MBになり、メールの添付制限に引っかかります。そのときは上部の「圧縮」タブを使います。方式が2つあり、画面にどちらがどう処理されるか書かれています。
| 文字を保持して軽量化 | 文字を選択できるまま小さくする方式。この処理だけは当社サーバーで一瞬だけ行い、終わりしだい削除します（保存はしません）。圧縮の強さは72dpi／150dpi／300dpiから選べます。 |
|---|---|
| 画像として再圧縮 | ブラウザの中だけで処理します。写真やスキャンPDF向き。ただし文字は画像になるので、あとから文字検索やコピーはできなくなります。 |
かかった時間
| やったこと | 時間 |
|---|---|
| 4ファイルを読み込んで並べる | 1分 |
| 図面を回転 | 10秒 |
| 角印を作る | 2分（次回からは30秒） |
| PDFに貼って位置を決める | 1分 |
| 保存して返信 | 1分 |
実測で5分ほど。総務の端末まで歩いていた頃と比べると、移動時間のほうが長かったことになります。
次にやるなら
この手の書類は、あとから「やっぱり1ページ差し替えて」と言われます。そのときのために、編集した状態を「編集データ保存」で .pdfedit として残しておくと、次に読み込んだところから続けられます。今回も差し替えの可能性が高かったので、PDFと一緒に保存しておきました。差し替えが来ても、該当ページを選んで削除 → 新しいPDFを追加 → ドラッグで位置合わせ、の3手で終わります。
同じような書類まわりの作業は、トップページのツール一覧から探せます。新旧の見積書を並べて違いを見たいときはHANEPDFの「比較」タブ、Wordやテキストの文章同士を見比べるときは HANEHikaku、紙でもらった資料を文字にしたいときは HANEMoji を使っています。