Chỉnh sửa CSV trực tuyến | Miễn phí, giữ nguyên số 0 đầu, không lỗi font

Tệp CSV không ghi lại mình dùng bảng mã nào. Nếu bảng mã khi mở khác với khi lưu, chữ sẽ bị lỗi.

CSV chỉ là văn bản thuần, bản thân tệp không chứa thông tin về bảng mã ký tự đã dùng để ghi. Khi bảng mã lúc lưu khác với bảng mã mà phần mềm giả định lúc mở, chữ sẽ bị lỗi font (tiếng Nhật gọi là “mojibake”), ví dụ “Việt” thay vì “Việt”. Ngày nay phần lớn CSV dùng UTF-8, nhưng các bảng mã cũ như Windows-1258 (tiếng Việt) và Shift_JIS (tiếng Nhật) vẫn còn phổ biến. Tệp CSV từ công ty, ngân hàng hay cơ quan ở Nhật thường là Shift_JIS.

Trường hợp hay gặp là CSV dạng UTF-8 tải về từ một dịch vụ web rồi bấm đúp để mở bằng Excel. Excel trên Windows đọc CSV mở bằng bấm đúp theo bảng mã cũ của hệ thống (Windows-1258 trên máy tiếng Việt, Shift_JIS trên máy tiếng Nhật), nên chữ có dấu, ký hiệu và chữ không phải Latinh biến thành một chuỗi ký tự rác. Điều ngược lại cũng xảy ra khi mở tệp bảng mã cũ dưới dạng UTF-8.

Không có cái nào “đúng” hơn — hãy theo yêu cầu của bên nhận. Lưu ý bảng mã cũ không chứa được mọi ký tự.

UTF-8 biểu diễn được mọi ký tự trên thế giới trong một hệ thống duy nhất và là chuẩn của web, Mac và hầu hết hệ thống hiện đại. Các bảng mã cũ như Windows-1258 hay Shift_JIS của Nhật chỉ chứa một số ký tự nhất định, nhưng vẫn được các phần mềm kế toán và hệ thống nghiệp vụ cũ sử dụng.

Không có cái nào “đúng” — lựa chọn đúng là bảng mã mà hệ thống bên nhận yêu cầu. Lưu ý bảng mã cũ thiếu nhiều ký tự: ví dụ Shift_JIS không chứa được chữ tiếng Việt có dấu, nên khi lưu emoji, một số ký hiệu hoặc chữ của ngôn ngữ khác bằng bảng mã cũ, các ký tự đó có thể bị mất hoặc bị thay bằng dấu hỏi.

Nguyên tắc: có BOM khi mở bằng Excel, không BOM khi nhập vào hệ thống web.

Tệp UTF-8 có thể bắt đầu bằng một dấu hiệu 3 byte gọi là BOM (byte order mark). Khi có BOM, Excel nhận ra tệp là UTF-8 và mở đúng. Ngược lại, UTF-8 không có BOM khi bấm đúp để mở sẽ bị nhầm thành bảng mã cũ của hệ thống và chữ bị lỗi.

Vì vậy nguyên tắc chung là “có BOM cho Excel, không BOM cho hệ thống web”. Nếu đưa tệp có BOM cho hệ thống yêu cầu không BOM, một ký tự vô hình sẽ lẫn vào đầu tiêu đề cột đầu tiên và có thể gây lỗi khi nhập. Nếu hệ thống có quy định định dạng, hãy luôn làm theo.

Kéo và thả tệp vào là hiển thị đúng ngay. Sau đó chỉ cần lưu lại bằng bảng mã bạn cần.

Kéo tệp CSV bị lỗi font vào công cụ này, bảng mã sẽ được tự động nhận diện và chữ hiển thị đúng. Sau đó chỉ cần chọn bảng mã cần thiết từ nút “CSV” và lưu lại — vậy là xong. Không cần cài phần mềm nào. Bảng mã nhận diện được hiển thị ở đầu màn hình, nên bạn cũng có thể dùng công cụ chỉ để xem một tệp đang dùng bảng mã gì.

Đừng bấm đúp. Dùng Data (Dữ liệu) → From Text/CSV (Từ Văn bản/CSV) và chọn “65001: Unicode (UTF-8)”.

Nếu dùng Excel, cách chắc chắn là mở Excel trước rồi nhập tệp vào, thay vì bấm đúp vào tệp. Trên thẻ Data (Dữ liệu), chọn “From Text/CSV” (Từ Văn bản/CSV) và chọn tệp. Trong hộp thoại, đặt “File Origin” (Nguồn gốc tệp) thành “65001: Unicode (UTF-8)” là hết lỗi font. Kiểm tra bản xem trước rồi bấm “Load” (Tải).

Tuy vậy, ngay cả với cách này, các cột chỉ chứa chữ số vẫn bị nhập thành số nên số 0 đầu vẫn bị mất. Để giữ lại, hãy bấm “Transform Data” (Chuyển đổi dữ liệu) trong hộp thoại nhập và đặt kiểu dữ liệu của các cột đó thành “Text” (Văn bản).

Chữ chỉ hiển thị đúng không có nghĩa là tệp đã được chuyển đổi. Hãy dùng “Save As” (Lưu thành) và chọn bảng mã khác để lưu lại.

Khi mở CSV bằng Notepad của Windows, bảng mã hiện tại hiển thị ở góc dưới bên phải, nên bạn có thể kiểm tra tệp thực sự dùng bảng mã gì. Vào File → Save As (Tệp → Lưu thành) và đặt Encoding (Mã hóa) thành “UTF-8 with BOM” (hoặc “ANSI” để dùng bảng mã cũ của hệ thống). Sau đó bấm đúp mở bằng Excel sẽ không bị lỗi font nữa.

Nhiều người nói “mở bằng Notepad rồi mà vẫn lỗi” — đó là vì chỉ phần hiển thị của Notepad là đúng, còn bản thân tệp chưa hề được chuyển đổi. Hãy luôn lưu lại. Ngoài ra, Notepad chạy chậm với tệp CSV lớn và không hiển thị theo cột, nên không phù hợp để kiểm tra nội dung.

Trên Excel cho Mac, chỉ định bảng mã qua File → Import (Tệp → Nhập). Công cụ này mở được tệp ngay.

Excel cho Mac nhận diện bảng mã kém và thường làm lỗi font các tệp CSV tạo trên Windows bằng bảng mã cũ. Trên Excel cho Mac, vào File → Import → CSV file (Tệp → Nhập → Tệp CSV) để mở trình hướng dẫn cho phép chỉ định bảng mã.

Công cụ này chạy trên mọi trình duyệt của Mac, nên bạn mở tệp được mà không phải bận tâm đến phiên bản Excel. Khi gửi CSV tạo trên Mac cho người dùng Windows, hãy lưu dạng “UTF-8 (có BOM)” để tránh trục trặc phía bên kia. Nếu bên nhận là hệ thống cũ của Nhật, hãy lưu dạng Shift_JIS.

Hiện tượng này xảy ra khi mở tệp bằng Excel: Excel cho rằng giá trị chỉ có chữ số là số và bỏ số 0 ở đầu. Mở bằng công cụ này thì không xảy ra.

Khi mở CSV, Excel xem nội dung từng ô, tự quyết định “đây là số” hay “đây là ngày” rồi chuyển sang kiểu đó. “0901234567” chỉ gồm chữ số nên bị coi là số — và vì số 0 ở đầu không có ý nghĩa với số, nó trở thành “901234567”. Mã bưu chính Nhật “0123456” cũng thành “123456” vì lý do tương tự.

Rắc rối thật sự là nếu lưu đè tệp sau khi đã bị chuyển đổi, việc mất số 0 sẽ thành vĩnh viễn. Dù tệp gốc vẫn còn số 0, chúng sẽ mất ngay khi bạn lưu lại. Ngày tháng cũng vậy: “1-2” sẽ bị lưu thành ngày 2 tháng 1.

Công cụ này coi mọi giá trị là văn bản nên số 0 không bao giờ mất. Còn có tùy chọn giữ số 0 khi mở tệp bằng Excel.

Vì công cụ này coi mọi giá trị là văn bản, số 0 không bao giờ bị mất khi mở hay lưu tệp, và không có gì bị đổi thành ngày tháng.

Ngoài ra, nếu đánh dấu “Giữ số 0 và chống đổi thành ngày khi mở bằng Excel” trong hộp thoại lưu CSV, các giá trị liên quan sẽ được ghi dạng ="0312345678". Ghi theo cách này, số 0 vẫn còn ngay cả khi bấm đúp mở tệp bằng Excel. Tuy nhiên đây là cách viết riêng cho Excel, nên hãy tắt tùy chọn này nếu tệp sẽ được nhập vào hệ thống khác.

Nếu biết chắc tệp sẽ được mở bằng Excel, lưu dạng sổ làm việc Excel (.xlsx) cũng là cách đáng tin cậy. Tệp .xlsx lưu kiểu dữ liệu cho từng ô, nên giá trị lưu dạng văn bản vẫn giữ nguyên là văn bản.

Thường là do không khớp bảng mã, hoặc giá trị đã bị thay đổi vì từng mở tệp bằng Excel (mất số 0, đổi thành ngày).

Nguyên nhân phổ biến nhất là không khớp bảng mã. Hãy kiểm tra hệ thống đích hỗ trợ bảng mã nào rồi lưu lại tệp theo định dạng đó. Nếu không có quy định, thử “UTF-8 (không BOM)” trước là an toàn nhất. Nhập tệp có BOM có thể làm một ký tự vô hình lẫn vào đầu tiêu đề cột đầu tiên và gây lỗi kiểu “tên cột không khớp”.

Nguyên nhân phổ biến tiếp theo là giá trị đã bị thay đổi do từng mở tệp bằng Excel. Mất số 0 đầu, bị đổi thành ngày, số dài bị chuyển sang dạng số mũ — nhập tệp ở trạng thái đó, hệ thống sẽ từ chối vì giá trị không hợp lệ. Cách chắc chắn là sửa trực tiếp tệp gốc bằng công cụ này thay vì mở bằng Excel.

Ký tự xuống dòng, dấu phẩy hoặc dấu ngoặc kép bên trong ô cũng có thể gây lỗi, tùy hệ thống đích có hỗ trợ hay không. Hãy kiểm tra các giá trị đó có được đặt trong dấu ngoặc kép hay không.

Bảng mã nhận diện được hiển thị ở đầu màn hình khi mở tệp. Khi lưu, bạn chọn được 3 bảng mã và 2 loại ký tự phân cách.

Khi mở tệp bằng công cụ này, bảng mã nhận diện được hiển thị ở đầu màn hình. Rất tiện khi muốn biết tệp nhận từ người khác đang dùng bảng mã gì.

Khi lưu, bạn có thể chọn “UTF-8 (có BOM)”, “Shift_JIS” hoặc “UTF-8 (không BOM)”. Ký tự phân cách cũng chọn được dấu phẩy (CSV) hoặc tab (TSV), nên dùng được cả với hệ thống chỉ nhận văn bản phân cách bằng tab. Khi đang lọc, bạn có thể chỉ xuất các dòng đang hiển thị.

Được. Sổ làm việc có nhiều trang tính có thể chỉnh sửa bằng cách chuyển thẻ, và khi lưu bạn chọn được CSV hoặc Excel.

Kéo và thả tệp .xlsx / .xls vào là mở ngay dưới dạng bảng. Với sổ làm việc có nhiều trang tính, các thẻ trang tính hiện phía trên bảng — bấm để chuyển, bấm đúp để đổi tên.

Sau khi chỉnh sửa, lưu dạng CSV bằng “💾 CSV” hoặc dạng .xlsx bằng “📗 Excel”. Nếu tệp sẽ được mở bằng Excel, .xlsx an toàn hơn vì giữ được kiểu dữ liệu.

Được. Chọn số dòng hoặc tiêu đề cột rồi bấm nút trên thanh công cụ. Mọi thao tác đều hoàn tác được bằng Ctrl+Z.

Bấm vào số dòng hoặc tiêu đề cột để chọn, rồi dùng “↑ Chèn” để thêm dòng phía trên, hoặc “← Chèn” / “Chèn →” để thêm cột bên trái hay bên phải. Muốn xóa thì chọn rồi bấm nút xóa. Nếu chỉ cần thêm vào cuối, dùng “+ Dòng” hoặc “+ Cột”.

Để sắp xếp, chọn cột làm tiêu chí rồi bấm “▲ Tăng” hoặc “▼ Giảm”. Lỡ thao tác sai thì dùng “↶ Hoàn tác” (Ctrl+Z); hoàn tác quá tay thì dùng “↷ Làm lại” (Ctrl+Y).

Dùng “Lọc” để chỉ hiển thị các dòng phù hợp. Bạn cũng có thể chỉ lưu những dòng đó khi đang lọc.

Nhập chữ vào ô “📥 Lọc” trên thanh công cụ, chỉ những dòng chứa chữ đó được hiển thị. Ô “🔍 Tìm” bên cạnh chỉ tô sáng chỗ khớp mà không ẩn dòng nào. Hãy dùng tùy theo mục đích.

Khi lưu trong lúc đang lọc, bạn có thể chọn chỉ lưu các dòng đang lọc — tiện khi muốn tạo một CSV mới chỉ gồm những dòng thỏa điều kiện.

Được. Dùng “🔁 Thay thế” (Ctrl+H) để thay thế hàng loạt trong phạm vi bạn chọn.

Phạm vi có thể là “Toàn bộ bảng”, “Chỉ các dòng đang hiển thị (kết quả lọc)”, “Chỉ các cột đang chọn” hoặc “Chỉ các dòng đang chọn” — tiện khi chỉ muốn thống nhất cách viết trong một cột.

Kết quả thay thế cũng hoàn tác được bằng “↶ Hoàn tác”, nên an toàn nhất là thử trên phạm vi hẹp trước rồi mới mở rộng ra toàn bảng.

Với “🧮 Cột tính”, bạn có thể thêm cột mới chứa kết quả cộng trừ nhân chia, tính thuế, hoặc chữ đã được nối, trích hay thay thế.

Dựa trên các cột hiện có, bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia và tính thuế. Kết quả có thể làm tròn, làm tròn lên hoặc làm tròn xuống.

Cũng hỗ trợ xử lý chữ: nối nhiều cột, lấy một số ký tự từ trái, phải hoặc giữa, thay thế chữ nhất định, xóa khoảng trắng đầu/cuối, hoặc chuyển thành chữ hoa/chữ thường.

Được. Dòng và cột qua lại với Excel bằng Ctrl+C / Ctrl+V.

Chọn dòng hoặc cột rồi dùng “⧉ Chép” (Ctrl+C) hoặc “✂ Cắt” (Ctrl+X); bộ nhớ tạm sẽ chứa chúng ở dạng dán thẳng vào Excel được.

Ngược lại, vùng đã sao chép trong Excel cũng đưa vào được bằng cách chọn bảng trong công cụ này rồi nhấn Ctrl+V. (Nút “📋 Dán” dùng để dán dòng hoặc cột đã sao chép hay cắt ngay trong công cụ này.) Đây là cách tiện để biến bảng Excel thành CSV mà không làm hỏng giá trị.

Không. Mọi xử lý diễn ra bên trong trình duyệt, nên hãy luôn xuất kết quả thành tệp bằng nút lưu.

Tệp bạn mở chỉ được xử lý bên trong trình duyệt; không bao giờ được gửi lên máy chủ hay tự động lưu ở bất kỳ đâu.

Khi xong, hãy lưu bằng “💾 CSV”, “📗 Excel” hoặc “🌐 HTML”. Nếu đóng trang mà chưa lưu, bạn sẽ thấy cảnh báo, nhưng nếu vẫn đóng thì nội dung chỉnh sửa sẽ mất.